How the AI works
Plain-language explanation of what the AI does, the rules it operates under, and where your judgment is required. Last updated 27 June 2026.
Board Companion is operated by HAG Partners OÜ, a company registered in Estonia. The service is subject to the laws and regulations of Estonia.
Board Companion uses an AI model to help you do two things: answer questions about board materials you upload, and draft a structured decision-log entry from minutes or notes you provide. It is a drafting and organising assistant for your own records. It is not a lawyer, not an auditor, and not a source of governance advice.
The one rule that matters most: the AI is instructed to be faithful to your source material above all else. It is told that leaving something blank is always better than inventing it. Everything it produces is a draft for you to verify — nothing is a finding until you confirm it represents what actually happened.
The rules the AI operates under
These constraints are written directly into the instructions the model receives on every request — not just described here:
1. It uses only what you give it
Answers are grounded strictly in the documents you upload or the notes you paste. The AI is instructed not to fill gaps with general knowledge or assumptions. If something isn't in your materials, it is told to say so plainly — "the materials provided do not address this" — rather than guess.
2. It does not fabricate
The AI is instructed never to invent or estimate numbers, dates, names, roles, quotes, citations, document titles, or sources. If a figure isn't in your materials, for its purposes it does not exist. It will not attribute a statement to a person unless your materials explicitly do.
3. It separates fact from inference
When it reasons beyond the literal text, it is instructed to label it clearly — what the materials state, what is a modest inference, and what is simply not addressed. An inference is never presented to you as an established fact.
4. It surfaces problems instead of smoothing them
Where figures or claims look inconsistent, optimistic, or aggressive, the AI is asked to flag it neutrally so you can probe it. Where your materials are ambiguous, it is told to say so rather than quietly resolve the ambiguity for you.
5. It preserves your words
When drafting a decision entry, the AI is instructed to record only what is evidenced in your input, to leave a field empty rather than guess, and to preserve your stated position faithfully — without strengthening, softening, editorialising, or characterising anyone.
Where your judgment is required
AI models can still make mistakes, misread a table, or misunderstand context — no instruction set removes that risk entirely. That is why Board Companion is built around you confirming every entry before it is kept. Please:
- Read every draft against your own memory of the meeting and the source document before you confirm it.
- Verify anything material — figures, dates, who said what — against the primary source.
- Treat AI output as a starting point for your record, never as the final word, and never as legal advice.
Board Companion helps you keep
your record. It does not provide legal, financial, or governance advice, and it is not a substitute for your own counsel. You remain responsible for the accuracy of anything you choose to confirm and keep. See our
Terms and
Privacy Policy.
Como a IA funciona
Explicação em linguagem simples do que a IA faz, das regras às quais ela está sujeita e de onde o seu julgamento é necessário. Última atualização: 27 de junho de 2026.
O Board Companion é operado pela HAG Partners OÜ, empresa registrada na Estônia. O serviço está sujeito às leis e à regulação da Estônia.
O Board Companion usa um modelo de IA para ajudar você em duas coisas: responder perguntas sobre os materiais de conselho que você envia e redigir um registro estruturado de decisão a partir de atas ou notas que você fornece. É um assistente de redação e organização dos seus próprios registros. Não é advogado, não é auditor e não é fonte de aconselhamento de governança.
A regra mais importante de todas: a IA é instruída a ser fiel ao seu material de origem acima de tudo. Ela é orientada de que deixar algo em branco é sempre melhor do que inventar. Tudo o que ela produz é um rascunho para você verificar — nada é uma conclusão até que você confirme que representa o que realmente aconteceu.
As regras às quais a IA está sujeita
Essas restrições estão escritas diretamente nas instruções que o modelo recebe a cada solicitação — não apenas descritas aqui:
1. Usa apenas o que você fornece
As respostas se baseiam estritamente nos documentos que você envia ou nas notas que você cola. A IA é instruída a não preencher lacunas com conhecimento geral ou suposições. Se algo não estiver nos seus materiais, ela é orientada a dizer claramente — "os materiais fornecidos não tratam disso" — em vez de adivinhar.
2. Não fabrica informação
A IA é instruída a nunca inventar ou estimar números, datas, nomes, cargos, citações, referências, títulos de documentos ou fontes. Se um número não estiver nos seus materiais, para os fins dela ele não existe. Ela não atribui uma afirmação a uma pessoa, a menos que os seus materiais o façam explicitamente.
3. Separa fato de inferência
Quando raciocina além do texto literal, ela é instruída a rotular isso com clareza — o que os materiais afirmam, o que é uma inferência modesta e o que simplesmente não é tratado. Uma inferência nunca é apresentada a você como fato estabelecido.
4. Aponta problemas em vez de suavizá-los
Quando números ou afirmações parecem inconsistentes, otimistas ou agressivos, pede-se à IA que sinalize isso de forma neutra para você poder questionar. Quando os seus materiais são ambíguos, ela é orientada a dizê-lo, em vez de resolver a ambiguidade silenciosamente por você.
5. Preserva as suas palavras
Ao redigir um registro de decisão, a IA é instruída a registrar apenas o que está evidenciado na sua entrada, a deixar um campo vazio em vez de adivinhar e a preservar fielmente a sua posição declarada — sem reforçar, suavizar, opinar ou caracterizar quem quer que seja.
Onde o seu julgamento é necessário
Modelos de IA ainda podem cometer erros, ler mal uma tabela ou entender mal o contexto — nenhum conjunto de instruções elimina esse risco por completo. É por isso que o Board Companion é construído em torno de você confirmar cada registro antes de ele ser guardado. Por favor:
- Leia cada rascunho comparando com a sua memória da reunião e com o documento de origem antes de confirmar.
- Verifique qualquer coisa relevante — números, datas, quem disse o quê — na fonte primária.
- Trate o resultado da IA como ponto de partida do seu registro, nunca como a palavra final, e nunca como aconselhamento jurídico.
O Board Companion ajuda você a manter o
seu registro. Ele não fornece aconselhamento jurídico, financeiro ou de governança, e não substitui o seu próprio advogado. Você continua responsável pela exatidão de qualquer coisa que escolher confirmar e guardar. Veja nossos
Termos e a
Política de Privacidade.