Security & Retention
How your record is protected, how long it is kept, and how you can erase it. Last updated 28 June 2026.
Board Companion is operated by HAG Partners OÜ, a company registered in Estonia. The service is subject to the laws and regulations of Estonia.
1. Encryption
Your record is protected at three layers:
- In transit: all traffic uses TLS (HTTPS).
- At rest: the database (Supabase) is encrypted at rest with AES-256.
- Field-level: the sensitive free text you create — board names and your role, decision-log entries and their corrections, note titles and bodies, risk descriptions, and meeting notes — is additionally encrypted with AES-256-GCM by us, on the server, before it is written to the database. So even a database-level compromise would reveal only ciphertext for that content.
Non-content fields (dates, jurisdiction, severity, status, retention and legal-hold flags) are kept readable because they are needed for sorting and for the access-control checks that keep your data private to you. The encryption key lives only in our server environment — never in your browser or our code repository.
2. Isolation
Every row is tied to your account and protected by row-level security, so only your authenticated session can read or change your data.
3. AI processing & retention
Text you choose to analyse or draft from is sent to our AI provider (currently Anthropic) only to generate that response, and is not used to train AI models. For now the provider applies its standard short retention for trust-and-safety purposes; we are actively pursuing a zero-retention configuration, in keeping with our principle of holding nothing longer than needed. Uploaded board packs are processed in memory and never stored. How the AI is constrained is explained in How the AI works.
4. Retention & legal hold
Each board carries an indicative "retain until" date, defaulted by jurisdiction (for example, 5 years in Brazil, 6 in the UK, 7 in the US, 10 across the EU). These are indicative defaults, not legal advice — confirm the right period with your own counsel. You can place a legal hold on a board to preserve its record; a hold blocks deletion.
5. Erasing your data
You can delete all of your boards and records at any time from the profile menu (Delete my data). Boards under a legal hold are kept and not deleted — lift the hold first if you intend to remove them. Because the field-level encryption key is required to read your encrypted content, destroying access to that content is also achievable by key destruction (cryptographic erasure). To fully close your sign-in account (your email identity), contact us at the support address in the app.
6. A note on scope
The protections above are real and in force. Board Companion has undergone a comprehensive security review against a documented methodology — findings remediated and the full process documented. As with any system, apply your own judgment about the sensitivity of what you record.
Segurança e Retenção
Como o seu registro é protegido, por quanto tempo é mantido e como você pode apagá-lo. Última atualização: 28 de junho de 2026.
O Board Companion é operado pela HAG Partners OÜ, empresa registrada na Estônia. O serviço está sujeito às leis e à regulação da Estônia.
1. Criptografia
O seu registro é protegido em três camadas:
- Em trânsito: todo o tráfego usa TLS (HTTPS).
- Em repouso: o banco de dados (Supabase) é criptografado em repouso com AES-256.
- No nível do campo: o texto livre sensível que você cria — nomes de conselhos e o seu cargo, registros de decisão e suas correções, títulos e corpos de notas, descrições de riscos e notas de reunião — é adicionalmente criptografado com AES-256-GCM por nós, no servidor, antes de ser gravado no banco de dados. Assim, mesmo um comprometimento no nível do banco revelaria apenas texto cifrado desse conteúdo.
Campos que não são conteúdo (datas, jurisdição, severidade, status, marcações de retenção e de bloqueio legal) são mantidos legíveis porque são necessários para ordenação e para os controles de acesso que mantêm os seus dados privados. A chave de criptografia existe apenas no ambiente do nosso servidor — nunca no seu navegador ou no nosso repositório de código.
2. Isolamento
Cada registro está vinculado à sua conta e protegido por segurança em nível de linha, de modo que apenas a sua sessão autenticada possa ler ou alterar os seus dados.
3. Processamento por IA e retenção
O texto que você escolhe analisar ou usar como base é enviado ao nosso provedor de IA (atualmente a Anthropic) apenas para gerar aquela resposta, e não é usado para treinar modelos de IA. Por ora, o provedor aplica a sua retenção curta padrão para fins de confiança e segurança; estamos buscando ativamente uma configuração de retenção zero, em linha com o nosso princípio de não reter nada além do necessário. Os materiais enviados são processados na memória e nunca armazenados. Como a IA é restringida está explicado em Como a IA funciona.
4. Retenção e bloqueio legal
Cada conselho carrega uma data indicativa de "manter até", definida por jurisdição (por exemplo, 5 anos no Brasil, 6 no Reino Unido, 7 nos EUA, 10 na UE). Esses prazos são padrões indicativos, não aconselhamento jurídico — confirme o prazo correto com o seu próprio advogado. Você pode aplicar um bloqueio legal a um conselho para preservar o seu registro; um bloqueio impede a exclusão.
5. Apagar os seus dados
Você pode excluir todos os seus conselhos e registros a qualquer momento pelo menu de perfil (Excluir meus dados). Conselhos sob bloqueio legal são mantidos e não excluídos — remova o bloqueio primeiro caso pretenda apagá-los. Como a chave de criptografia em nível de campo é necessária para ler o seu conteúdo cifrado, destruir o acesso a esse conteúdo também é possível pela destruição da chave (apagamento criptográfico). Para encerrar totalmente a sua conta de acesso (a sua identidade de e-mail), fale conosco no endereço de suporte do aplicativo.
6. Uma observação sobre o estágio
As proteções acima são reais e estão em vigor. O Board Companion passou por uma revisão completa de segurança, conduzida segundo uma metodologia documentada — com correções aplicadas e todo o processo documentado. Como em qualquer sistema, use o seu próprio julgamento sobre a sensibilidade do que você registra.